La virtualidad llegó para quedarse. No obstante, el espacio físico de organizaciones lucrativas o no se redujo drásticamente, obligando tras oficializarse el fin de la pandemia a adoptar un modelo híbrido (presencial y remoto) en casi todo el mundo.
Por eso, comparto once sanas prácticas para mejorar continuamente su desempeño en el uso de los medios híbridos de comunicación, retener su audiencia y reducir la fatiga en la nueva modalidad de trabajo híbrido en el marco de la nueva normalidad.
Como he venido advirtiendo a líderes y equipos de trabajo, la pandemia del coronavirus marcó un antes y un después en la cantidad, calidad y modalidad de la comunicación interpersonal y grupal al potenciar, como nunca antes, el uso continuo de las plataformas virtuales ante restricciones de movilidad, e interacción presencial con los demás.
Tanto nuestro hogar como los sitios de trabajo han sido impactado por el nuevo paradigma comunicacional impulsado durante y después de la pandemia. Lo que antes era una opción que adoptamos con reticencia, se volvió el principal medio de intercambio diario, aun cuando combinemos la presencialidad en los espacios laborales.
Ya se trate de una llamada, un mensaje instantáneo, una videoconferencia, webinario o transmisión en línea el uso eficiente y eficaz de los nuevos medios puestos al alcance de líderes, equipos de trabajo y comunidades sigue siendo un desafío sin importar cuando a menudo los usemos.
En mi emprendimiento como coach profesional, iniciado en el 2010, introdujimos desde un inicio las videollamadas, los chats, y las conferencias en línea o transmisiones “streaming” a nuestra audiencia de líderes de habla hispana para brindar enseñanzas, mentoría, equipamiento y coaching. Al principio, invertimos mucho tiempo alfabetizando tecnológicamente a nuestra audiencia, que no estaba acostumbrada a las herramientas de la era digital.
El segundo problema, solía ser el equipamiento tecnológico y la conectividad digital. Empezamos usando módems conectadas por cables de cobre y terminamos usando línea dedicadas en fibra óptica.
En general, la tecnología es más accesible ahora que hace quince años, y más amigable en su uso. Sin embargo, prevalecen problemas en las comunicaciones de esta nueva realidad debidos a la ausencia de protocolos que coadyuven a aprovechar el potencial de los nuevos medios, ser eficaz en las sesiones en líneas, mantener interesada a la audiencia y reducir la fatiga audiovisual. La virtualidad no ha desaparecido aun cuando tengamos que combinar la presencialidad con el trabajo remoto.
En la última década hemos adoptado y perfeccionado las siguientes once buenas prácticas que nos ayudan a mejorar continuamente nuestras comunicaciones por medios digitales en la nueva realidad híbrida:
1. SEA SELECTIVO EN SU AGENDAMIENTO Y ASISTENCIA A CITA
Como CEO de Coaching en Transiciones tengo numerosas reuniones diarias en plataformas como “Teams”, "Webex", “Zoom” y “Skype” con mis colegas, aliados estratégicos, y clientes. Para mantenerme productivo investigando, escribiendo y produciendo recursos, debo ser selectivo en la asistencia a reuniones en línea y webinarios.
Como norma general participo solo en aquellos encuentros que requieren estrictamente de mi participación, a saber, citas de coaching individuales y grupales. Si mi presencia no es indispensable, delego la representación en un miembro del equipo quien me envía un reporte por correo electrónico a posteriori.
También, para las citas no programadas, utilizó la plataforma de agendamiento que provee Facebook para solicitar y aprobar citas con base en mi disponibilidad horaria. Es importante proteger su tiempo de distracciones innecesarias. Por eso, no concedo citas por mensajería instantánea, y solo veo correos cada dos horas.
2. APARTE TIEMPO INICIAL PARA SOCIALIZAR Y ROMPER EL HIELO
Tome entre cinco y diez minutos al inicio de sesiones en línea tipo webinario o teleconferencia para socializar y romper el hielo especialmente cuando hay nuevos participantes. Esto además da tiempo para solucionar problemas técnicos de cualquiera de las partes involucradas en la reunión.
Plataformas como ZOOM producen actualizaciones casi semanales, y he descubierto con frecuencia que muchos participantes no son conscientes de ello, lo que puede producir un “ruido” innecesario e incomodar la reunión.
3. REALICE UNA DINÁMICA O EJERCICIO ANTES DE ABORDAR EL TEMA CENTRAL DE LA REUNIÓN
Hay muchas dinámicas que podemos implementar rápidamente en la sesión desde compartir nuestro color favorito, hasta mencionar algo divertido que nos pasó antes de entrar a la sesión hasta mostrar nuestro fondo virtual preferido pidiendo a los demás que adivinen a qué lugar corresponde.
Crear un entorno amigable y ameno es crucial para iniciar bien la reunión, aun cuando trabaje con equipos de personas que ya se conocen. Conocerse no es igual a intimar. El relajamiento inicial baja las defensas naturales y abre la puerta la creatividad y la participación.
4. DESIGNE A UN PARTICIPANTE COMO CONTROLADOR DEL TIEMPO
Para reuniones ejecutivas coincido con los expertos en que el tiempo máximo debe ser de una hora, dado que las plataformas virtuales producen fatiga visual y auditiva cuando se extienden más allá de ese lapso. Para webinarios, el máximo debe ser dos horas y para citas de coaching entre 45 minutos y una hora máxima. Para estas últimas es bueno contar con una alarma silenciosa que le recuerde el tiempo invertido cada quince minutos.
En cuanto a las reuniones grupales lo recomendable es designar a un participante como encargado del tiempo para garantizar el uso eficiente del tiempo, enfoque y respeto por las actividades que deben cumplir los participantes después de la sesión. Cuando respetamos el horario, los participantes se sienten más motivados a regresar a la siguiente sesión.
5. PRUEBE SU CONFIGURACIÓN ANTES DE LA SESIÓN
Hay aspectos básicos en la configuración de su equipo para una reunión virtual a los que debemos poner especial atención con anticipación. Por ejemplo, asegúrese de que su cámara, esté integrada al ordenador o no, permita registrar su imagen al nivel de los ojos. También debe ajustar la distancia entre la pantalla y su silla para estar sentado cómodamente durante la sesión y evitar distracciones por movimientos bruscos.
Asegúrese de probar que su presentación, si va a usar una, funcione bien con la interfaz de su plataforma web, también revise su nivel de registro de sonido y video. Si va a grabar la sesión pruebe el mecanismo de grabación y decida donde se resguardará (en la nube o en su ordenador).
6. TRABAJE CON UN AGENDA QUE SE COMUNICA DE ANTEMANO
La agenda puede sufrir cambios durante la sesión en línea, pero brinda una estructura básica que los participantes agradecen. Debe ser comunicada con antelación a los participantes, y de preferencia haber sido aprobada con estos o su coordinador. Permite distribuir mejor el tiempo, ganar enfoque y dar sentido de dirección y logro de metas de la reunión. Además, la agenda debe repasarse brevemente al inicio de la sesión como recordatorio.
7. ENCIENDAN TODAS LAS CÁMARAS
Debo reconocer que, dada la disparidad tecnológica entre los participantes de nuestros eventos, que provienen de distintos contextos y países, no existe una receta mágica para alinear tecnológicamente a todos.
Sin embargo, en la medida de lo posible hemos descubierto que una reunión virtual es más efectiva, especialmente para reducir distracciones, si todos los participantes mantienen encendida su cámara web durante toda la sesión. Otro beneficio colateral de tener las cámaras encendidas es que permite a quienes participan familiarizarse con todos los presentes y reforzar con su gestualidad la conexión con los temas que se aborden.
8. USE UNA PRESENTACIÓN E IMÁGENES DURANTE CITA
Un recurso interactivo de primera importancia durante sesiones de equipamiento y coaching es el uso de imágenes y/o presentaciones que en forma ejecutiva resumen e ilustran los puntos de la agenda o articulen ejercicios sobre los que se está trabajando colaborativamente.
Este recurso, además, incrementa el nivel de atención de los participantes y refuerza la retención a nivel de memoria. Recordemos que la mayoría de las personas aprenden primariamente a través de la vista. Además, el uso de imágenes y presentaciones acerca la experiencia virtual al mundo real en que su uso es acostumbrado.
9. HAGA PREGUNTAS ABIERTAS
Aunque el modelo de enseñanza unidireccional sigue dominando los intercambios en entornos educativos presenciales y virtuales, no es una respuesta adecuada a lo que las ciencias del aprendizaje han venido confirmando. Si su población es joven o adulta, es más conveniente emplear un acercamiento andragógico enfocado en ayudar a los adultos a aprender.
Los adultos suman su experiencia al proceso de aprendizaje y son más propensos al descubrimiento que a la imposición de contenidos. Hacer preguntas abiertas es más efectivo en este tipo de entorno, especialmente si queremos una comunicación participativa.
10. HAGA UN SEGUIMIENTO POR CORREO ANTES Y DESPUÉS
Conforme el contexto de participación es más participativo y creativo, más fácil es perder el enfoque en las reuniones. No obstante, todos esperan ser validados y escuchados. Por ello, adoptamos hace varios años la práctica de enviar un correo electrónico al menos una semana antes del evento, y otro la víspera recordando los temas de la agenda. Una vez concluida la sesión envió un nuevo correo sobre lo aprendido y los temas y contenidos de la siguiente sesión.
11. TRABAJE CON PREGUNTAS Y CIERRE CON PASOS PARA LA ACCIÓN
Una de las herramientas más útiles para mantener la participación fluida sin interrupciones cuando se explica un componente o contenido agendado, es mantener abierto el “chat” para que se puedan hacer preguntas directas al expositor o al resto del grupo.
El facilitador y expositor puede acopiar las preguntas y contestarlas periódicamente o en tractos conforme se avanza en un tema o al final de la sesión. Esto evita que los participantes olviden sus preguntas y se vaya con inquietudes irresueltas. Siempre disponga de 5 a 15 minutos al final de cada ejercicio o tema y al final para responder preguntas.
Antes de terminar siempre solicito a los participantes pasos para la acción específicos para implementar lo que ha sido más importante para ellos durante la sesión. Esto permite crear metas “SMART” que profundizan la curva de aprendizaje posterior.
Con estas buenas prácticas mejorará notablemente su eficiencia y eficacia en la nueva normalidad que obliga a interactuar virtualmente con mayor frecuencia que antes, aunque tengamos horarios alternativos presenciales. Si quiere descubrir como implementarlas con la asistencia de un coach profesional escribanos sin compromiso.
Juan Carlos Flores Zúñiga, MA, CPLC, CSF
COACHING EN TRANSICIONES
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